Política de Protección de Datos Personales – COLEGIO
SENECA COLESEN CIA. LTDA

Objeto

El COLEGIO SENECA COLESEN CIA. LTDA. es una Institución de servicio a la comunidad cuyo propósito es ofrecer oportunidades únicas de formación y desarrollo. Consideramos que cada ser humano es una identidad irrepetible de alma, cuerpo y mente. Somos un colegio que todos los días aprende de nuestros estudiantes. Son ellos y ellas quienes nos enseñan, con sus sonrisas, sus correteos y sus travesuras, las mejores maneras de ser humanos.

Desde el año 2017-2018 hemos sido elegidos como “Colegio del Mundo”, es decir, en nuestras aulas los estudiantes van a recibir la misma educación que en cientos de colegios alrededor del mundo para enfrentarse a la evaluación del Bachillerato Internacional. Es una evaluación externa, rigurosa y que permite garantizar que estamos día a día trabajando por la excelencia académica, sin descuidar jamás, la sonrisa, el buen trato y la posibilidad de seguir siendo felices.

Al utilizar nuestros servicios, ponerse en contacto, establecer relaciones y gestionar información con nosotros, el titular nos confía sus datos personales. Asumimos esa confianza como una gran responsabilidad. Por ello, desplegamos medidas organizativas, técnicas y administrativas para proteger la información personal y garantizar un tratamiento lícito, transparente, proporcional y seguro.

La presente Política de Protección de Datos Personales (en adelante, la “Política”) tiene como objetivo informar de manera clara y accesible cómo tratamos los datos personales en las bases de datos que administra la institución. Si usted es estudiante, representante legal, padre o madre de familia, ex alumno, candidato, visitante, colaborador, profesor, personal administrativo, proveedor o miembro de nuestra comunidad que interactúa a través de cualquiera de nuestros canales (presenciales o digitales), encontrará aquí información sobre qué datos recopilamos, por qué y para qué los tratamos, cómo los almacenamos y protegemos, a quién podríamos comunicarlos y durante cuánto tiempo los conservamos, así como el canal para ejercer sus derechos.

Con esta Política buscamos fortalecer la confianza y la transparencia con los titulares, y confirmar que nuestros procesos y servicios educativos se alinean con los principios de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); entre ellos, transparencia, confidencialidad, seguridad, pertinencia y minimización y con la normativa aplicable al tratamiento de datos personales. Le invitamos a leerla de manera completa y a contactarnos a través de nuestros canales oficiales cuando tenga dudas o requiera ejercer sus derechos.

1. Responsable del Tratamiento de Datos Personales

Responsables del tratamiento:

• COLEGIO SENECA COLESEN CIA.LTDA. con RUC 1793221678001, en adelante como Colegio Séneca.
• Domicilio: Barrio: SECTOR OE9 Calle: CALLE JUAN DÍAZ Intersección: CAMINO A LAS ANTENAS Número de piso: LOT 2 Referencia: DENTRO DE LA URBANIZACIÓN IÑAQUITO ALTO, Quito – Ecuador
• Sitio web: https://seneca.edu.ec/
• Delegado de Protección de Datos Personales (DPO): Juan Felipe Rivas Bock – 099 881 5397 – protecciondatos@seneca.edu.ec
• Canales institucionales de contacto:
  Número institucional (WhatsApp/atención familias): 099 141 7062 – 099 612 8722
  Correos: administracion@seneca.edu.ec / info@seneca.edu.ec

2. Objeto y alcance

Esta Política establece criterios, reglas y responsabilidades para el tratamiento de datos personales por parte del Colegio Séneca, y sus encargados. Aplica a estudiantes (mayoritariamente menores de edad), representantes, ex alumnos, candidatos, personal administrativo, profesores, colaboradores, proveedores, visitantes y usuarios del sitio web y redes sociales institucionales, así como al uso de plataformas de gestión escolar.

3. Marco normativo aplicable

Constitución del Ecuador, Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), su Reglamento, normativa sectorial educativa, Ley de comercio electrónico firmas, y mensajes de datos y demás normas aplicables en Ecuador.

4. Glosario de términos

5. Principios y bases legales de legitimación

Se observarán, entre otros: licitud; lealtad y transparencia; finalidad y minimización; exactitud; limitación de conservación; integridad y confidencialidad; y responsabilidad proactiva.

Bases legales: consentimiento (especial énfasis en imagen/medios y algunos tratamientos de menores), ejecución de relación contractual (laboral o educativa), cumplimiento de obligaciones legales, interés legítimo debidamente ponderado (p. ej., seguridad de instalaciones), protección de intereses vitales, orden de autoridad judicial competente.

6. Categorías de datos tratados

Identificación y contacto; académicos y convivencia; financieros/tributarios; salud y necesidades educativas; imágenes y voz (CCTV y coberturas institucionales); biométricos del personal para control de jornada; datos de navegación del sitio web.

Se aplican medidas reforzadas para datos sensibles y de menores.

7. Finalidades del tratamiento

• Prestación del servicio educativo, admisiones y matrícula; gestión académica, psicopedagógica y de convivencia.
• Comunicación institucional con estudiantes y familias (incluidas redes sociales y mensajería).
• Gestión administrativa, financiera y tributaria; facturación y pagos.
• Gestión del talento humano (selección, nómina, SST, formación, control de jornada).
• Seguridad física y lógica: controles de acceso y videovigilancia (CCTV).
• Mejora de servicios y experiencia digital: analítica del sitio y contenidos embebidos; cookies conforme política específica.
• Atender derechos de titulares y obligaciones legales ante autoridades (educativas, administrativas o judiciales).

8. Fuentes de obtención

Formularios físicos y digitales (incluido sitio y admisiones), sistemas académicos, comunicaciones institucionales, y terceros que actúan como encargados o socios educativos, todo con base legal y/o consentimiento cuando corresponda.

9. Encargados, destinatarios y terceros

• Idukay (gestión escolar y administrativa).
• Proveedores de TI y nube (hosting, correo, respaldo).
• Transporte escolar y catering.
• Docentes y proveedores de actividades extracurriculares
• Organizaciones educativas (p. ej., Bachillerato Internacional).
• Autoridades competentes por obligación legal.

10. Transferencias internacionales

Si un tratamiento requiere alojar o transferir datos fuera de Ecuador, se aplicarán salvaguardas contractuales y técnicas, y cuando proceda, consentimiento informado. Se privilegiarán jurisdicciones con niveles adecuados de protección. El Colegio Séneca únicamente comparte los datos personales de los titulares con los terceros que son necesarios para el cumplimiento de las finalidades previamente señaladas. En este sentido, el Colegio Séneca podrá comunicar o transferir la información con fines de almacenamiento en bases de datos con sus servidores ubicados en el Ecuador o en el extranjero.

11. Conservación de datos

Los datos se conservan por el tiempo necesario para las finalidades informadas y obligaciones legales/educativas/tributarias. Las imágenes de CCTV se conservarán, como regla general, por 30 días salvo preservación por incidentes o requerimientos. Se mantendrán registros de respaldo y eliminación segura.

Los datos personales proporcionados se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la que se recaban y para determinar las posibles responsabilidades que se pudieran derivar de la finalidad.

Después de este lapso, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados de acuerdo con los mecanismos y herramientas implementadas por el Colegio Séneca.

12. Seguridad de la información

• Gobernanza y controles basados en ISO/IEC 27001 y 27701; gestión de riesgos y EIPD cuando el tratamiento lo amerite (p. ej., biometría, CCTV).
• Gestión de identidades y accesos; contraseñas robustas y autenticación reforzada cuando aplique.
• Cifrado en tránsito y en reposo según criticidad; segregación de ambientes; registro de eventos y respuesta a incidentes/brechas.
• Respaldos automáticos mensuales del sitio y cuando se realizan cambios; almacenamiento cifrado en nube segura; pruebas periódicas de recuperación; control de acceso a respaldos; bitácora de respaldos.

13. Tratamientos específicos y salvaguardas

• CCTV: señalética visible; acceso restringido; almacenamiento limitado; protocolos de entrega a autoridades y atención de solicitudes con protección de terceros.
• Biometría del personal: uso para control de jornada; análisis de proporcionalidad; alternativas y medidas reforzadas; EIPD previa y revisión periódica.
• Imágenes y cobertura institucional: autorización previa del representante o del adolescente cuando corresponda; canales para revocar u oponerse; respeto del interés superior del menor.
• Plataformas y proveedores: contratos de encargo, protocolo para la selección, auditorías razonables y cláusulas de seguridad/transferencia.
• Sitio web y cookies: ver “Política de Cookies – https://seneca.edu.ec/”.

14. Derechos de los titulares y canales de atención

El titular de los datos personales podrá ejercer los siguientes derechos:

a. Acceso: El titular de los datos personales puede conocer, obtener y solicitar al Colegio Séneca la información que se está tratando.

b. Rectificación y actualización: El titular de los datos personales puede solicitar que se modifiquen o actualicen sus datos personales.

c. Eliminación: El titular de los datos puede solicitar la eliminación de datos personales que el Colegio Séneca posea, siempre que dichos datos personales ya no sean necesarios para las finalidades de uso.

d. Suspensión: El titular de los datos puede solicitar el cese temporal del tratamiento de sus datos personales en los siguientes casos:

• Impugna la exactitud de sus datos personales, mientras el responsable del tratamiento verifica la exactitud de estos.
• El tratamiento sea ilícito y el titular de datos se oponga a la supresión de los datos personales y solicite en su lugar la limitación de su uso.
• El responsable ya no necesite tratar los datos personales pero el titular de datos los necesite para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

e. Oposición: El titular tiene el derecho a oponerse o negarse al tratamiento de sus datos personales, en los siguientes casos:

• Cuando no se afecten derechos y libertades fundamentales de terceros, la ley se lo permita y no se trate de información pública, de interés público o cuyo tratamiento está ordenado por la ley.
• Cuando el tratamiento de datos personales tenga por objeto la mercadotecnia directa; el interesado tendrá derecho a oponerse en todo momento al tratamiento de los datos personales que le conciernan, incluida la elaboración de perfiles; en cuyo caso los datos personales dejarán de ser tratados para dichos fines.
• Cuando no sea necesario su consentimiento para el tratamiento como consecuencia de la concurrencia de un interés legítimo, previsto en el artículo 7 de la LOPDP, y se justifique en una situación concreta personal del titular, siempre que una ley no disponga lo contrario.

f. No ser objeto de una decisión basada en valoraciones automatizadas: Oponerse, pedir explicaciones y solicitar la revisión humana de las decisiones basadas exclusivamente en un tratamiento total o parcialmente automatizado de datos personales que afecten a los intereses del titular, con las limitaciones determinadas en la LOPDP.

15. Procedimiento para el ejercicio de Derechos de los titulares y canales de atención

Plazo de respuesta: máximo 15 días calendario desde la recepción de la solicitud completa. Se emitirá acuse de recibo y número de radicado.

Requisitos de identificación

• Titular mayor de edad: copia de cédula/pasaporte y datos de contraste (correo o teléfono
  registrado).
• Representante de menor de 15 años: copia de su cédula y documento que acredite
  representación (p. ej., partida de nacimiento).
• Adolescente (15–18): puede ejercer directamente; se verificará identidad con documento válido.
• Apoderado/tercero: adjuntar poder y copia de identificación.

Contenido mínimo de la solicitud

• Nombre completo del titular y N° de documento.
• Derecho(s) que desea ejercer y alcance solicitado.
• Sistema/área a la que se refiere (p. ej., expediente académico, Idukay, RR. HH., facturación, CCTV, web/redes).
• Medio de respuesta elegido (correo o retiro presencial).

Flujo de atención

• Recepción y radicado (acuse automático o sello presencial).
• Verificación de identidad y legitimación.
• Análisis de solicitud y localización de datos en sistemas implicados.
• Ejecución de la acción (acceso/rectificación/eliminación/limitación/portabilidad), cuando proceda.
• Notificación al titular y, si aplica, a terceros destinatarios para actualizar o suprimir datos.

Particularidades (imágenes, biometría y CCTV)

• Imágenes en redes: ante oposición válida, se cesará la publicación y se gestionará la baja razonable del contenido.
• Biometría (personal): se atenderán solicitudes conforme a la base legal y principios de necesidad/proporcionalidad.
• CCTV: se permitirá visualización controlada/desenfoque de terceros, dentro del periodo deconservación.

Escalamiento y Autoridad de control

Si el titular considera que no fue atendido conforme a derecho, podrá escalar internamente vía con el Delegado y, de persistir la inconformidad, acudir a la Superintendencia de Protección de Datos Personales, en los canales habilitados por ésta.

16. Reglas para niñas, niños y adolescentes

Los menores de 15 años ejercen sus derechos a través de su representante legal. Los adolescentes de 15 a 18 años pueden ejercerlos directamente. Se prioriza el interés superior del menor en todo tratamiento.

17. Decisiones automatizadas y perfilamiento

La Institución no adopta decisiones que produzcan efectos jurídicos basadas únicamente en tratamientos automatizados sin intervención humana. De implementarse, se informará de forma previa y se habilitarán derechos de explicación, oposición y revisión humana.

18. Cookies y tecnologías similares

El sitio utiliza cookies técnicas y, cuando corresponda, de terceros para contenidos embebidos (p. ej., YouTube) y analítica. Su uso se rige por la “Política de Cookies – https://seneca.edu.ec/” y el banner/gestor de consentimiento.

19. Gobierno de la política y responsables internos

La Dirección General aprueba esta Política. El DPD supervisa su cumplimiento. Cada área (Académica, Administración, RR. HH., TI, Admisiones, Bienestar Estudiantil) aplica las medidas y mantiene registros de tratamiento. Se promoverá formación periódica, auditorías internas y revisión anual.

Anexo A – Documentos relacionados

• Aviso de Privacidad y Uso del Sitio – https://seneca.edu.ec/politica-de-proteccion-de-datos/
• Política de Cookies – https://seneca.edu.ec/politica-de-cookies/
• Procedimiento para el Ejercicio de Derechos de los Titulares – https://seneca.edu.ec/ejercicio-de-derechos-de-proteccion-de-datos-personales/
• Formulario para el ejercicio de Derechos de los Titulares. – DESCARGAR
• Matriz de Registros de Tratamiento (RAT) y Evaluaciones de Impacto (EIPD) – (documentos internos)

v1.0 – Octubre 2025

PAZ

Educamos en el RESPETO y la PAZ pues somos entidades únicas cuyo proceso personal exige el máximo respeto a nuestras características raciales, socio culturales, físicas, intelectuales, así como a nuestras convicciones y creencias. Propiciamos ambientes armoniosos que fomenten la equidad, el equilibrio y la paz.

PERTENENCIA Y RESPONSABILIDAD

Empoderamos el SENTIDO DE PERTENENCIA y la RESPONSABILIDAD como posibilidades máximas de obtener una perspectiva real y saludable de la vida y considerarse en ella como el único actor de su crecimiento emocional y social.